Kassendifferenz laut Abrechnung

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23-09-2011, 12:18
ordi

Kassendifferenz laut Abrechnung

Hallo Community,

da im Internet nicht wirklich viel über meine Frage zu finden ist, versuche ich es über dieses Forum, in der Hoffnung, den einen oder anderen hilfreichen Tipp zu erfahren.

Das Problem:
Bei uns kam es vor gut 2 Jahren beginnend zu plötzlich und unerklärlich zu teilweise hohen Differenzen bei der Automatenabrechnung. Obwohl die Aufzeichnungen der Auszahlungen im Vergleich zum tatsächlichen Geldbestand immer korrekt waren, bekamen wir vom Chef nach der Abrechnung die Info, dass beim Abrechnen ein Minus von manchmal mehreren hundert Euro und selten auch im Bereich von 1.000,-- Euro aufgetreten ist, und dieses Geld fehlt, auch wenn laut unserer Auszahlungsaufzeichnungen nichts zu viel ausgezahlt wurde, und der Kassenstand am tatsächlichen Geld immer auf den Cent genau stimmte.
Dieses Phänomen hielt sich über mehrere Monate, bis es dann irgendwann mal knallte und der Aufsteller in Abwesenheit unseres Chefs auf unsere Frage hin, was da sein kann meinte, dass sich da halt jemand bedienen wird. Über diese ungerechtfertigte Anschuldigung habe ich sofort den Chef informiert, und auch auf meine Entschlossenheit rechtlicher Schritte verwiesen. Dieses Verhalten vom Aufsteller hat natürlich auch unserem Chef nicht gefallen, der dann eine Entschuldigung verlangte.

Es kam dann auch zur Entschuldigung, und kurze Zeit später funktionierte das dann auch wieder einwandtfrei, genau so plötzlich wie es kam, und wir hatten die üblichen Differenzen von ein paar Euro plus und minus, was laut Chef auch üblich ist.

Nun aber nach langer Zeit fängt das Problem wieder an!!!

Zwischenzeitlich wurde ich weiter eingebunden und entleere selbst alle paar Tage die Automaten, und notiere mir dann den Gesamtinhalt an Geld beider Automaten. Früher hat das immer unser Chef gemacht. Zusätzlich schreiben wir alle Auszahlungen auf. Die Summe der Auszahlungen stimmt mit dem tatsächlichen Geldbestand überein. Es fehlt nicht einmal 1 Cent.
Dennoch haben wir von unserem Chef in den letzten 4 Monaten die Information erhalten, dass bei der Abrechnung der Automaten anhand der Buchhaltung ein Minus von knapp € 1.000,-- aufgetaucht ist, weshalb er eine Erklärung über dieses mögliche Minus haben wollte.

Beim 1. Mal dachte ich evtl. an einen Fehler, dass z.B. nicht abgedrückt und deshalb ein Gewinn doppelt ausgezahlt wurde. Danach hat es aber 1 mal gepasst, ehe es im darauffolgenden Monat und auch im Folgemonat wieder fast die gleiche Differenz gab.

1 Mal könnte ich mir so einen Fehler vorstellen und auch erklären lassen, aber ich denke nicht dass dies ständig der Fall sein kann, besonders deshalb weil es davor monatelang nie ein Problem gab.
Deshalb können wir uns das auch nicht erklären was da sein kann, speziell weil sich von uns keiner mit dem Thema Spielautomaten genauer auskennt.

Nun meine Frage:
Wenn anhand der Aufzeichnungen der Auszahlungen und des tatsächlichen Geldbestandes sichergestellt ist, dass der Bestand an Geld korrekt ist......kann es sein, dass hier seitens der Buchhaltung der einzelnen Automaten etwas nicht stimmt, oder wo kann man noch Fehler suchen?

Da vom Geld definitiv auf keinen Fehler zu schließen ist, bin ich nun auf der Suche woran das liegen kann, ehe ich unseren Chef als auch den Automatenaufsteller konfrontiere, weil es natürlich für uns 3 nicht sehr angenehm ist, wenn trotz korrektem Umgang mit den Automaten und dem Geld laut Buchhaltung immer etwas fehlt. Und ehe wieder ein Vorwurf in den Raum gestellt wird, dass jemand sich ungerechtmäßig an den Automaten bedienen muß, möchte ich diesbezüglich gleich vorher aktiv werden und evtl. Fehlerquellen aufzeigen.

Ich hoffe euch nicht zu sehr beansprucht zu haben, hoffe, dass ihr da einen hilfreichen Tipp habt, was ich noch berücksichtigen kann.

Vielen Dank für eure Aufmerksamkeit und evtl. hilfreichen Tipps.

LG
Franz
23-09-2011, 14:46
Thomas

Also ich weiß nicht, ob ich das Problem richtig verstehe ? Die Summen, die auf den Auslesebelegen der Automaten stehen sind korrekt, aber der tatsächliche Geldbestand in den Geräten stimmt nicht ? Dann kann ja nur jemand Geld manuell entnommen haben, da eine Fehlfunktion in der Auszahlung, gerade auch in den genannten Größenordnungen und/oder an mehreren Automaten eigentlich gänzlich unmöglich ist.
23-09-2011, 16:51
ordi

Kassendifferenz (Ergänzung)

Hallo Thomas,

vielen Dank für die Anwort.

Sorry, da schein ich mich schlecht ausgedrückt zu haben?! :)

Da wir bei der Buchhaltung der Automaten keine Einsicht haben, machen wir zur Kontrolle und zur Sicherheit manuelle Aufzeichnungen anhand von gedruckten Listen.

In einer Liste wird von mir der tatsächliche Bestand an eingeworfenem Geld aller Automaten notiert.
Auf einer weiteren Liste werden die Auszahlungen der einzelnen Automaten notiert.

Anhand der Auszahlungsliste kann ich beim Entleeren der Automaten bzw. auch zwischendurch kontrollieren ob der tatsächliche Bestand an Bargeld korrekt ist, oder ob zuviel entnommen wurde.

Dieser Stand stimmt IMMER, auf den Cent genau!

Die angebliche Differenz bezieht sich auf die Abrechnung anhand der Buchhaltung, obwohl der Bargeldbestand wie ich ihn entleere unter Berücksichtigung der Auszahlungen immer korrekt ist.
Laut Buchhaltung sollten wir um den Differenzbetrag mehr in der Kassa haben als tatsächlich in den Automaten liegt.
Es wurde also laut Buchhaltung entweder weniger ausbezahlt oder mehr eingeworfen, auch wenn die Auszahlungen nach Kontrolle des Bargelds keine Fehlbeträge vorweisen.

Da die Automaten je Spieleraufkommen fast alle 3 - 5 Tage entleert werden und gleichzeitig der Bargeldbestand kontrolliert wird, bin ich auf der Suche nach einer Fehlerquelle.

Ob die Differenz bei einem Automaten oder im gesamten auftritt kann ich leider nicht sagen, da die Abrechnung vom Chef gemacht wird, und das im Schnitt alle 4 - 6 Wochen.

Jetzt sollte ich mich besser ausgedrückt haben?! :)

LG
Franz
24-09-2011, 21:08
zyx

ich sags mal ganz kurz: das ist einfach nicht dein problem, das muss der chef schon selbst herausfinden. das würd ich ihm auch so sagen, vor allem wenn du keine einsicht in die Buchhaltung bekommst. Beschuldigen lassen würde ich mich schon gar nicht. Ich würde ihn nochmals zur Rede stellen und darauf hinweisen, das du dich in keinster weise beschuldigen lässt. Viel mehr gibts dazu nicht zu sagen. Punkt.
25-09-2011, 07:35
mrdo!

Auch wenn man es selbst meist nicht glauben will: Vermutlich greift doch jemand in die Kasse ...
25-09-2011, 08:45
ordi

Zitat:

Zitat von zyx

ich sags mal ganz kurz: das ist einfach nicht dein problem, das muss der chef schon selbst herausfinden. das würd ich ihm auch so sagen, vor allem wenn du keine einsicht in die Buchhaltung bekommst. Beschuldigen lassen würde ich mich schon gar nicht. Ich würde ihn nochmals zur Rede stellen und darauf hinweisen, das du dich in keinster weise beschuldigen lässt. Viel mehr gibts dazu nicht zu sagen. Punkt.

Danke für deine Antwort, das lasse ich sowieso nicht zu.

Nur hätte ich gerne etwas stichhaltiges oder eine mögliche Ursache gehabt, die ich mit in den Raum stellen kann.
z.B. dass die Buchhaltung das Einstecken von Schlüsseln nicht richtig erkennt, oder sowas.
Da ich aber keine Erfahrung habe damit, ob sowas überhaupt möglich ist, habe ich mich an euch gewandt.
25-09-2011, 08:52
ordi

Zitat:

Zitat von mrdo!

Auch wenn man es selbst meist nicht glauben will: Vermutlich greift doch jemand in die Kasse ...

Danke für deine Antwort, aber auch wenn das die einfachste Erklärung dafür wäre, würde das doch auffallen anhand der Auszahlungsaufzeichnungen, wenn jemand einfach in die Kasse greift.

Die Automaten werden schlußendlich nur mehr von einer Person, sprich mir entleert. Der Kassenstand wird beim Entleeren mit den Auszahlungen verglichen, und auch zwischendurch kontrolliert. Hier würde jeder fehlende Cent auffallen.

Deshalb kann ich mir das einfach nicht vorstellen, weshalb ich auch dachte, dass diese Automaten evtl. auch einen Fehler vorweisen können.
Verdacht besteht deshalb, weil es ja auch schon das eine oder andere Mal vogekommen ist, dass ein Stammspieler für einen eingeworfenen 10er plötzlich nur einen 5er aufgebucht bekommen hat, was ja eigentlich auch nicht sein darf?!
Darum will ich bei allem Vertrauen in die Technik auch nicht ausschließen, dass die Schuld nicht bei den Mitarbeitern liegt.
25-09-2011, 09:04
scope

Habe mal ein paar Fragen dazu:

Die Automaten drucken wahrscheinlich eine Liste aus, auf der man erkennen kann, wieviel eigeworfen wurde, wieviel ausgezahlt wurde, und somit auch, was aktuell in der Kasse liegt.

Diese Ausdrucke bekommen dann die Leute, die irgendwo im Büro die Abrechnung machen.

Ist das so?

Diese Listen entsprechen -wie du schreibst- immer den Tatsachen, da du sie vor Ort kontrollierst.

Du hast also irgendwann diverse "Ausdrucke", auf denen eine Zahl steht, die du auch als Bargeld -EXAKT- mit dir herumschleppst.

Dieses Bargeld (ein Haufen Münzen) wird dann von dir -irgendwo- zusammen mit den Ausdrucken abgeliefert.....

Und zu diesem Zeitpunkt müssen die Listen mit der tatsächlichen Summe ja noch stimmen, wenn es so ist wie du schreibst....

Ich gehe davon aus, dass dieser "ZUSTAND" bei der Übergabe des Geldes und der Ausdrucke (an wen auch immer) nicht überprüft wird.

Es kann sich also nach der Übergabe (vom Weg bis zur Abrechnung Im büro, oder auch im Büro) jemand daran bedienen.

Ich würde darauf bestehen, dass der Betrag bei der Überabe an wen auch immer, in deinem Beisein verglichen wird.....anders geht es nicht.
25-09-2011, 09:18
ordi
Zitat:

Zitat von scope

Habe mal ein paar Fragen dazu:

Die Automaten drucken wahrscheinlich eine Liste aus, auf der man erkennen kann, wieviel eigeworfen wurde, wieviel ausgezahlt wurde, und somit auch, was aktuell in der Kasse liegt.

Diese Ausdrucke bekommen dann die Leute, die irgendwo im Büro die Abrechnung machen.

Ist das so?

Diese Listen entsprechen -wie du schreibst- immer den Tatsachen, da du sie vor Ort kontrollierst.

Du hast also irgendwann diverse "Ausdrucke", auf denen eine Zahl steht, die du auch als Bargeld -EXAKT- mit dir herumschleppst.

Dieses Bargeld (ein Haufen Münzen) wird dann von dir -irgendwo- zusammen mit den Ausdrucken abgeliefert.....

Und zu diesem Zeitpunkt müssen die Listen mit der tatsächlichen Summe ja noch stimmen, wenn es so ist wie du schreibst....

Ich gehe davon aus, dass dieser "ZUSTAND" bei der Übergabe des Geldes und der Ausdrucke (an wen auch immer) nicht überprüft wird.

Es kann sich also nach der Übergabe (vom Weg bis zur Abrechnung Im büro, oder auch im Büro) jemand daran bedienen.

Ich würde darauf bestehen, dass der Betrag bei der Überabe an wen auch immer, in deinem Beisein verglichen wird.....anders geht es nicht.

Danke für deine Antwort.

NEIN, die Automaten drucken keine Listen aus.
Der Zustand des Geldes wird aus Sicherheitsgründen von mir schon intern kontrolliert. Jedesmal beim Entleeren der Autoamten wo die Summe notiert wird und durch die Auszahlungsliste kontrolliert wird, und auch zwischendurch. Jedoch erfolgt das ohne Vergleich mit der Buchhaltung, da diese wiederum nur beim Abrechnen durch Chef und Aufsteller geschieht.

Wie geschrieben ergibt der Stand der Kassa abzüglich der Auszahlungen keinen Cent Differenz.

Bei uns läuft das so ab:
- Ich selbst als Zuständiger für das Entleeren der Automaten habe eine Vordruckliste auf der ich sämtliches Bargeld welches aus den Automaten in die Auszahlungskasse getan wird von mir notiert wird, sprich mein tatsächlicher Vorrat an Geld.
- Zwischendurch kontrolliere ich die Auszahlungskasse anhand der Liste welche von den Mitarbeitern geführt wird, und wo alles Auszahlungen aufgeschrieben werden. Dies hat keinen Überwachungssinn, sondern dient eher dazu Fehler zwischen Auszahlungskassa und normaler Gastrokassa z.B. beim Wechseln schneller finden zu könnnen.
- Alle 4 - 6 Wochen treffen sich dann unser Chef und der Automatenaufsteller, öffnen die Automaten, und rufen die Buchhaltung auf. Diese Werte werden dann von selbigen notiert, und das Kassensoll laut Buchhaltung mit dem Kassenist der Auszahlungskassa verglichen.
  Zettel werden soweit ich weis von den Automaten die wir haben, nicht ausgedruckt.
Da haben wir dann das Problem, dass obwohl die Auszahlungen keine Differenz mit dem tatsächlichen Kassenist ergeben, laut Buchhaltung aber eine Differenz zwischen Kassensoll und Kassenist besteht.

Wie geschrieben zieht sich das über mehrere Monate, und ist dann gleich plötzlich wieder in Ordnung, so wie es auch aufgetaucht ist.

Da das Geld somit unser Haus gar nicht erst verlässt, und direkt bei uns abgerechnet wird, kann ich mir auch diesen auch von mir schon einbezogenen Verdacht nicht vorstellen.
Wäre ja ein Blödsinn, wenn die beiden sich da selbst bescheissen würden.

Das einzige was ich mir bislang öfters vorgestellt habe, dass die beiden sich verrechnen, jedoch auch wieder unlogisch, wenn es ansonsten immer monatelang passt. Schließlich macht der Automatenaufsteller das schon Jahrzente, und unser Chef auch schon über 10 Jahre.

Verdammt dumme Sache, aber anscheinend aussichtslos einen Fehler zu finden?! :confused:
25-09-2011, 10:55
Arcade-Fan_de

Kann es vieleicht sein, das ihr (du und dein Chef) sich allgemein nicht verstehen und er dadurch eine Möglichkeit sieht dir zu kündigen (bzw. dir auf den Weg dahin, noch zusätzlich eins reinzudrücken)?

Hat der Automatenaufsteller einen Schlüssel zu den Geräten?
:unsure:
25-09-2011, 11:03
ordi

Zitat:

Zitat von Arcade-Fan_de

Kann es vieleicht sein, das ihr (du und dein Chef) sich allgemein nicht verstehen und er dadurch eine Möglichkeit sieht dir zu kündigen (bzw. dir auf den Weg dahin, noch zusätzlich eins reinzudrücken)?

Hat der Automatenaufsteller einen Schlüssel zu den Geräten?
:unsure:

Danke für deine Antwort.

Glaube ich weniger, wir haben ein sehr gutes und harmonisches Verhältnis, das schon über 10 Jahre hinweg. Da hat sich auch nicht wirklich was daran geändert.

Wird er sicher haben, aber dieser befindet sich nicht in unserer Gegend, sondern auswärts, ausserdem wird jede Notwendigkeit eines Technikers sofort an mich bzw. Chef gemeldet, sodaß sich niemand unbemerkt an den Geräten zu schaffen machen kann, auch nicht dann, wenn es sich um eine Wartung handelt.
26-09-2011, 11:37
Thomas

Hm,

also da ist es natürlich schwer, einen Anhaltspunkt zu finden. Aber prinzipiell würde ich erst mal sagen : Die Automateneigene Buchhaltung verrechnet sich nicht, solange alle befüllungen und entnahmen korrekt vorgenommen, also von dieser Buchhaltung auch erfaßt werden können.

Ich weiß nicht genau, wie das heutzutage läuft : Wenn du Geld entnimmst, leerst du ja vermutlich nicht nur die Kasse, sondern auch die Röhren, oder ? Das machst du dann mit einem entsprechendem Programmpunkt des Automaten, oder ? Oder holst du das Geld irgendwie manuell aus den Röhren ? Wenn ja, bekommt der Automat das ja nicht mit, so das es da zu Differenzen in der Buchhaltung kommen kann.

Des weiteren verstehe ich auch noch nicht ganz, wie du ohne die Buchhaltungsfunktion des Automaten deine Einzahlungs/Auszahlungslisten erstellst ?
Holst du da jedesmal alle Münzen raus, zählst die, und steckt sie dann wieder rein ? Das wäre ja eine mörder Arbeit !?! Die Buchhaltungsfunktion der Geräte ist ja eigentlich u.a. dazu gedacht, sich genau diese Arbeit zu ersparen ;)

Ansonsten würde ich mal mit dem Aufsteller sprechen, ob ihr nicht auch zugang zu den Buchhaltungsfunktionen der Geräte bekommen könnt. Ich weiß ja nicht genau, was es heutzutage alles gibt, aber soweit ich gehört habe, sind die Automaten ja auch alle vernetzt (oder zumindest dazu ausgelegt), so das man per PC bequem die Buchhaltungsdaten abrufen kann. Aber auch ohne Vernetzung bietet die Elektronik ja mehrere Buchaltungsfunktionen an, evtl. auch eine abgespeckte Varianten für das Personal vor Ort, also euch.
Das ganze soll den Sinn haben, das ihr nicht mit eurer manuellen doppelt- und dreifachbuchhaltung künstlich mögliche Fehlerquellen generiert. Wenn alle nur die Buchhaltung des Gerätes zugrunde legen, dürfte es auch keine Differenzen mehr geben. Und ihr hättet vor Ort direkte Vergleichsmöglichkeiten, so das man Zeitpunkt und einzelnes Gerät evtl. wesentlich besser eingrenzen könnte.

Momentan hast du ja das Problem, das du nur die Rückmeldung bekommst, das angeblich eine Differenz vorliegt. Du hast aber weder Angaben zum genaueren Zeitpunkt noch zu welchem Gerät. Solange dir diese Daten fehlen wirst du bei der Suche nach der Ursache vermutlich nicht weiterkommen. Da würden dir die Ausdrucke der Automaten enorm helfen.

Wenn all das auch nicht hilft, könnten ihr euch noch vor Ort an eine Niederlassung der Automatenhersteller wenden und die mal mit eurem Problem konfrontieren, vieleicht kennen die noch weitere Lösungsansätze.
27-09-2011, 10:47
ordi

Zitat:

Zitat von Thomas

Hm,

also da ist es natürlich schwer, einen Anhaltspunkt zu finden. Aber prinzipiell würde ich erst mal sagen : Die Automateneigene Buchhaltung verrechnet sich nicht, solange alle befüllungen und entnahmen korrekt vorgenommen, also von dieser Buchhaltung auch erfaßt werden können.

Ich weiß nicht genau, wie das heutzutage läuft : Wenn du Geld entnimmst, leerst du ja vermutlich nicht nur die Kasse, sondern auch die Röhren, oder ? Das machst du dann mit einem entsprechendem Programmpunkt des Automaten, oder ? Oder holst du das Geld irgendwie manuell aus den Röhren ? Wenn ja, bekommt der Automat das ja nicht mit, so das es da zu Differenzen in der Buchhaltung kommen kann.

Des weiteren verstehe ich auch noch nicht ganz, wie du ohne die Buchhaltungsfunktion des Automaten deine Einzahlungs/Auszahlungslisten erstellst ?
Holst du da jedesmal alle Münzen raus, zählst die, und steckt sie dann wieder rein ? Das wäre ja eine mörder Arbeit !?! Die Buchhaltungsfunktion der Geräte ist ja eigentlich u.a. dazu gedacht, sich genau diese Arbeit zu ersparen ;)

Ansonsten würde ich mal mit dem Aufsteller sprechen, ob ihr nicht auch zugang zu den Buchhaltungsfunktionen der Geräte bekommen könnt. Ich weiß ja nicht genau, was es heutzutage alles gibt, aber soweit ich gehört habe, sind die Automaten ja auch alle vernetzt (oder zumindest dazu ausgelegt), so das man per PC bequem die Buchhaltungsdaten abrufen kann. Aber auch ohne Vernetzung bietet die Elektronik ja mehrere Buchaltungsfunktionen an, evtl. auch eine abgespeckte Varianten für das Personal vor Ort, also euch.
Das ganze soll den Sinn haben, das ihr nicht mit eurer manuellen doppelt- und dreifachbuchhaltung künstlich mögliche Fehlerquellen generiert. Wenn alle nur die Buchhaltung des Gerätes zugrunde legen, dürfte es auch keine Differenzen mehr geben. Und ihr hättet vor Ort direkte Vergleichsmöglichkeiten, so das man Zeitpunkt und einzelnes Gerät evtl. wesentlich besser eingrenzen könnte.

Momentan hast du ja das Problem, das du nur die Rückmeldung bekommst, das angeblich eine Differenz vorliegt. Du hast aber weder Angaben zum genaueren Zeitpunkt noch zu welchem Gerät. Solange dir diese Daten fehlen wirst du bei der Suche nach der Ursache vermutlich nicht weiterkommen. Da würden dir die Ausdrucke der Automaten enorm helfen.

Wenn all das auch nicht hilft, könnten ihr euch noch vor Ort an eine Niederlassung der Automatenhersteller wenden und die mal mit eurem Problem konfrontieren, vieleicht kennen die noch weitere Lösungsansätze.

Hallo Thomas, vielen Dank für die Antwort.

Bei unseren Automaten befinden sich in jedem 2 Metallbehälter, in welchen die Münzen getrennt von den Scheinen landen.

Wir handhaben das so, dass bei der Abrechnung vom Gesamtbetrag ein bestimmter Betrag als Auszahlungsgeld in einer gesonderten Kassa verbleibt. Dies ist somit mein Anfangsbestand, welcher in meinem Vordruck als solcher erfasst wird. Die Kassa dient lediglich der laufenden Auszahlungen, sodaß nicht jedesmal die Automaten geöffnet werden müssen.

Bei diesem Anfangsbestand werden dann nachfolgende Entleerungen hinzu addiert und Auszahlungen subtrahiert, sodaß ich den Bestand in dieser Kassa immer genau kontrollieren kann.

Das läuft den ganzen Zeitraum so, bis die Abrechnung erfolgt.

Bei der Abrechnung wird dann der Inhalt dieser korrekt geführten Kassa mit dem Geld welches sich noch in den Automaten befindet addiert um den gesamten Bestand an Geld zu ermitteln.

Dieses Ergebnis sollte im Idealfall mit der Auswertung laut Automatenbuchführung übereinstimmen, plus - minus ein paar Euros durch nicht ausgezahlte Cents beim Abschreiben.

Dies funktioniert wie geschrieben ein 3/4 Jahr anstandslos, und kurze Zeit wieder nicht, als ob Abschreibungen mit dem Knopf des einen Automaten oder Abschreibungen mit Schlüssel am anderen Automaten nicht richtig erfasst würden, bzw. eingeworfene Scheine falsch gezählt würden.

Aber Du wirst wahrscheinlich Recht haben, dass ich die Konfrontation auf die nächste Differenz suchen muß, und eine Möglichkeit der regelmäßigen Einsicht auf die Buchhaltung zur Kontrolle der Automaten zu erfragen...um die Ursache zu finden, bzw. den sicher aufkommenden Verdacht an den Mitarbeitern zu entkräften.

Vielen Dank aber für deine Mühe.

LG